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Warum Geschenke an Ehrenamtliche ein sensibles Thema sind
Im ersten Moment klingt es simpel: Ein kleines Geschenk als Dankeschön. Aber sobald Geld oder Sachwerte im Spiel sind, schauen die Finanzbehörden genau hin. Der Grund ist einfach: Wenn du etwas schenkst, das einen gewissen Wert hat, kann das als versteckter Arbeitslohn gewertet werden. Und Arbeitslohn muss versteuert werden. Das wollen wir natürlich vermeiden, gerade weil deine Ehrenamtlichen das nicht für Geld tun, sondern aus Überzeugung.
Viele Organisationen sind unsicher, wie sie die Grenze zwischen „nette Geste“ und „steuerpflichtiger Vorteil“ ziehen sollen. Du fragst dich vielleicht: Gilt das auch für ein kleines Präsent nach einem langen Einsatzwochenende? Oder für einen Gutschein für einen gemeinsamen Ausflug? Genau hier setzen die steuerlichen Regelungen an, die darauf abzielen, die Freiwilligenarbeit zu fördern, ohne dass dadurch unnötige Bürokratie entsteht.
Die Freigrenzen im Blick: Was ist sofort steuerfrei?
Der Schlüssel zur steuerfreien Anerkennung liegt oft in der Art und Weise des Geschenks und dem Anlass. Es gibt klare Wege, wie du deinen Ehrenamtlichen eine Freude machen kannst, ohne dass sie oder du Sorgen haben müssen. Wir schauen uns die gängigsten und sichersten Methoden an, wenn du Anerkennung zeigen möchtest. Erfahre hier, wie du deinen Mitarbeitern danke sagen kannst.
Kleine Aufmerksamkeiten: Der Sockelbetrag
Grundsätzlich gilt: Sehr kleine Aufmerksamkeiten, die wirklich nur symbolisch sind, sind meist unproblematisch. Das Finanzamt versteht, dass man sich für eine geleistete Hilfe bedanken möchte. Wenn du beispielsweise nach einem großen Projekt jedem Helfer eine Tafel Schokolade überreichst oder eine schöne Tasse mit deinem Logo schenkst, bewegst du dich meist im Bereich der geringwertigen Wirtschaftsgüter. Hier ist die Hürde für eine Besteuerung sehr hoch.
Wichtig ist hier der Fokus: Es muss eine reine Anerkennung sein, keine Gegenleistung für eine bestimmte geleistete Stunde. Es geht um die Wertschätzung der Gesamtleistung.
Reisekosten und Verpflegung: Was darf erstattet werden?
Oftmals entstehen den Ehrenamtlichen Kosten, weil sie für dich unterwegs sind. Die Erstattung dieser Auslagen ist in der Regel kein Geschenk, sondern ein Ersatz für entstandene Kosten. Das ist ein wichtiger Unterschied.
Du kannst Fahrtkosten ersetzen. Nutzt dein Ehrenamtlicher sein eigenes Auto, kannst du ihm die Kilometerpauschale zahlen (aktuell 30 Cent pro gefahrenem Kilometer, ab dem 21. Kilometer 38 Cent). Das ist keine Schenkung, sondern eine steuerfreie Erstattung von Reisekosten.
Auch Verpflegungskosten können übernommen werden. Wenn ein Einsatz länger dauert, darfst du Mahlzeiten stellen oder die Kosten dafür ersetzen. Hier gibt es feste Pauschalen, die du als Verpflegungsmehraufwand bezeichnen könntest. Wichtig ist, dass diese Kosten dokumentiert sind und die Sätze des aktuellen Steuerrechts nicht überschreiten. Das ist keine freiwillige Gabe, sondern ein Ausgleich.
Der Königsweg: Sachzuwendungen als Ehrenamts-Pauschbetrag
Wenn du über ein größeres Dankeschön nachdenkst, ist der Ehrenamts-Pauschbetrag dein bester Freund. Das ist eine gesetzlich geregelte Möglichkeit, Ehrenamtliche für ihren Einsatz finanziell zu unterstützen, ohne dass dafür Lohnsteuer anfällt. Das ist die zentrale Information, wenn du über steuerfreie Geschenke an ehrenamtliche Mitarbeiter nachdenkst.
Aktuell (Stand 2024) kannst du bis zu einer bestimmten monatlichen Grenze an ehrenamtlich Tätige zahlen oder ihnen Sachleistungen zukommen lassen, die steuer- und sozialversicherungsfrei bleiben. Das ist kein Geschenk im klassischen Sinne, sondern eine steuerbegünstigte Aufwandsentschädigung.
Diese Pauschale kannst du entweder als Barbetrag auszahlen oder in Form von Sachleistungen gewähren. Wenn du diese Grenze einhältst, musst du dir absolut keine Sorgen um die Abführung von Steuern machen.
VIDEO: Benefits fr Mitarbeiter | Steuerbegnstigte Zusatzleistungen fr Ihre Arbeitnehmer
Praktische Anwendung des Ehrenamts-Pauschbetrags
Stell dir vor, du möchtest am Jahresende jedem Helfer eine Freude machen. Du könntest jedem einen Gutschein im Rahmen der Freigrenze schenken. Das ist oft besser als ein Bargeld-Bonus, weil es klar zeigt, dass es sich um die Anerkennung der Freiwilligenarbeit handelt.
Einige Organisationen nutzen diese Möglichkeit, um zum Beispiel Weiterbildungen zu bezahlen oder eine Jahreskarte für den Nahverkehr zu schenken. Solange der Wert dieser Zuwendung innerhalb der erlaubten Grenze bleibt, ist das für den Empfänger steuerfrei. Das ist eine tolle Möglichkeit, etwas Sinnvolles zu schenken, das den Ehrenamtlichen wirklich nützt.
Der Sonderfall: Aufmerksamkeiten bei besonderen Anlässen
Das Finanzamt unterscheidet zwischen der reinen Anerkennung der Tätigkeit und einer Zuwendung aus besonderem Anlass. Wenn du weißt, dass deine Ehrenamtlichen ein Jubiläum feiern – zum Beispiel 10 Jahre Engagement oder ihren Geburtstag –, kannst du auch hier steuerfrei Geschenke machen. Das ist besonders wichtig, wenn du steuerfreie Zuwendungen für langjährige ehrenamtliche Tätigkeit suchst.
Die Regel hier ist: Wenn die Zuwendung im Zusammenhang mit einem persönlichen, besonderen Ereignis steht (wie Hochzeit, runder Geburtstag, Dienstjubiläum), sind kleine Sachgeschenke bis zu einer gewissen Grenze oft steuerfrei, selbst wenn sie nicht direkt an die geleisteten Stunden gebunden sind. Der Schlüssel liegt in der „geringen Höhe“.
Was bedeutet „geringe Höhe“ konkret? Hier orientiert man sich an den Grenzen für geringwertige Wirtschaftsgüter oder an den Rahmenbeträgen für Jubiläumszuwendungen. Oftmals sind Dinge wie ein Blumenstrauß, eine Flasche Wein oder ein Buch im Wert von 50 bis 60 Euro unproblematisch, solange es eine einmalige, persönliche Geste bleibt.
Fallen, die du vermeiden solltest, wenn du Geschenke an Ehrenamtliche überlegst
Es gibt ein paar typische Stolpersteine, die du kennen solltest, um sicherzustellen, dass deine nette Geste nicht doch zu einem steuerlichen Problem wird. Wenn du diese Dinge beachtest, bist du auf der sicheren Seite.
• Der Anschein der Leistung: Schenke nicht direkt nach einer besonders anstrengenden Aufgabe einen Sachwert, der hoch im Wert ist. Das könnte als Anreiz oder Bonuszahlung für diese spezifische Leistung interpretiert werden. Die Anerkennung sollte breit und nicht an Einzelaktionen gekoppelt sein.
• Hohe Geldzuwendungen: Barzahlungen über den Ehrenamts-Pauschbetrag hinaus werden fast immer als Arbeitslohn gewertet. Wenn du mehr geben willst, sprich unbedingt mit einem Steuerberater, um die Konsequenzen zu klären.
• Unregelmäßigkeit bei Sachgeschenken: Wenn du nur bestimmten Personen teure Dinge schenkst, während andere leer ausgehen, kann das schnell als Ungleichbehandlung oder verdeckter Lohn interpretiert werden. Sorge für Gleichbehandlung, wenn du allgemeine Geschenke verteilst.
Denke daran: Wenn du etwas schenkst, muss der Grund klar erkennbar sein. Die Abgrenzung von Geschenken zu Arbeitslohn ist auch bei Angestellten relevant, weshalb Transparenz essenziell ist. Ist es Dank für die ehrenamtliche Arbeit? Ist es eine Erstattung? Oder ist es ein persönlicher Anlass? Wenn du den Grund dokumentierst, schaffst du Transparenz für dich und das Finanzamt. Das ist der beste Schutz.
Dein Fahrplan für das nächste Dankeschön
Um dir die Planung zu erleichtern, hier eine kurze Checkliste, wie du jetzt am besten vorgehst, wenn du das nächste Mal steuerfreie Anerkennung für Ehrenamtliche organisieren möchtest:
• Prüfe zuerst, ob du noch Spielraum im monatlichen Ehrenamts-Pauschbetrag hast. Das ist die sicherste Methode für größere Zuwendungen.
• Wenn es um Erstattung geht: Sammle Belege für Fahrten oder Verpflegung. Das ist keine Schenkung, sondern Buchhaltung.
• Für kleine Aufmerksamkeiten: Wähle Dinge, die einen geringen Wert haben und keinen hohen Wiederverkaufswert besitzen (z. B. Vereinsmerchandise, Bücher zu Fachthemen).
• Wenn du unsicher bist, entscheide dich für eine gemeinsame Aktivität statt für einen Gutschein. Ein gemeinsames, günstiges Essen oder ein Vereinsfest ist oft weniger angreifbar als ein einzelner Gutschein.
Dein Engagement für deine Freiwilligen ist wertvoll. Wenn du diese Regeln beachtest, kannst du ihnen ohne Sorgen eine Freude machen und ihnen zeigen, wie wichtig sie dir sind. Das stärkt die Bindung und motiviert für die Zukunft.
häufig gestellte fragen
gilt der ehrenamts-pauschbetrag immer?
Nein, der Ehrenamts-Pauschbetrag gilt nur, wenn die Person tatsächlich ehrenamtlich für dich tätig ist und keine andere, steuerpflichtige Beschäftigung im Rahmen der Organisation ausübt. Er dient dazu, Aufwände abzugelten, die über die reine Tätigkeit hinausgehen. Sprich mit der Person, ob sie diese Pauschale in Anspruch nehmen möchte, da sie das bei anderen Tätigkeiten eventuell beachten muss.
Empfohlene Lektüre
Gewinne vertiefte Einblicke in Steuerfreie Geschenke für ehrenamtliche Mitarbeiter: Tipps mit dieser Linkliste.
• Übungsleiter- und Ehrenamtspauschale: Was sie nie tun sollten
• Geschenke von der Steuer absetzen: Fakten & Tipps – Lexware
was passiert, wenn das geschenk zu teuer ist?
Ist das Geschenk zu teuer, also höher als die gesetzlichen Freigrenzen oder der Pauschbetrag, dann muss dieser Mehrwert als regulärer Arbeitslohn behandelt werden. Das bedeutet, es fallen Steuern und Sozialabgaben an, die normalerweise von dir als Arbeitgeber abgeführt werden müssten. Im Ehrenamtskontext bedeutet das meist, dass der Beschenkte den Betrag versteuern muss, wenn er nicht als Gegenleistung für die Tätigkeit gilt.
kann ich einen tankgutschein schenken?
Ja, ein Tankgutschein kann im Rahmen des monatlichen Ehrenamts-Pauschbetrages als Sachzuwendung gewährt werden. Solange der Wert des Gutscheins diese monatliche Grenze nicht überschreitet, bleibt die Zuwendung für den Empfänger steuer- und sozialversicherungsfrei. Das ist eine sehr beliebte und praktische Form der Anerkennung.