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Geschenke an Mitarbeiter 2016: Der Unterschied zwischen Sachzuwendungen und Aufmerksamkeiten
Bevor wir ins Detail der Buchung gehen, müssen wir klären, was du eigentlich verschenkst. Im deutschen Steuerrecht gibt es hier wichtige Unterscheidungen. Geht es um eine kleine Aufmerksamkeit zu einem besonderen Anlass oder um ein größeres Präsent einfach so? Diese Unterscheidung entscheidet darüber, ob das Geschenk beim Mitarbeiter steuerpflichtig wird und wie du es in deiner Buchhaltung behandelst.
Die steuerfreien Aufmerksamkeiten
Erinnerst du dich an die Regelung für sogenannte „geringwertige Sachleistungen“? Wenn du deinen Mitarbeitern kleine Aufmerksamkeiten machst, die einen bestimmten Wert nicht überschreiten, können diese steuerfrei sein. Für das Jahr 2016 galt hier oft eine Grenze, die man im Auge behalten musste. Wenn du zum Beispiel jedem Mitarbeiter eine kleine Aufmerksamkeit zur Weihnachtsfeier überreichst, die nur einen symbolischen Wert hat, zählt das oft als „betriebliche Aufmerksamkeit“.
Wichtig ist hierbei die Regelmäßigkeit. Wenn du Mitarbeitern regelmäßig Geschenke machst, die diesen Rahmen sprengen, wird das Finanzamt schneller hellhörig. Für deine Buchhaltung bedeutet das: Wenn es eine nachweislich geringwertige Aufmerksamkeit ist, buchst du das oft direkt als normalen Betriebsausgabe an. Du brauchst dann keine Lohnsteuerabzüge zu berücksichtigen.
VIDEO: Geschenke an Mitarbeiter – Was ist steuerrechtlich zu beachten?
Geschenke mit höherem Wert und ihre Versteuerung
Anders sieht es aus, wenn das Geschenk einen höheren Wert hat, zum Beispiel ein hochwertiger Gutschein oder ein teureres Präsent. Solche Zuwendungen sind in der Regel als Arbeitslohn zu behandeln. Das bedeutet für dich als Arbeitgeber, dass du diese Zuwendungen versteuern musst, egal ob du sie als Weihnachtsgeschenk oder als Dankeschön für besondere Leistungen übergibst.
Deine zentrale Aufgabe ist hier die korrekte Abführung der Lohnsteuer und Sozialabgaben, falls die Freigrenzen überschritten werden. Es gibt Pauschalierungsmöglichkeiten für bestimmte Sachleistungen, die du prüfen solltest. Das ist oft einfacher, als für jeden Einzelnen die exakte Versteuerung zu berechnen, gerade wenn du viele Mitarbeiter hast, die du mit Geschenken bedanken möchtest.
Praktische Schritte zur korrekten Buchung von Mitarbeitergeschenken 2016
Jetzt kommen wir zum eigentlichen Kern: Wie buchst du das Ganze? Die korrekte Verbuchung hängt stark davon ab, wie das Geschenk behandelt wird – als steuerfreie Aufmerksamkeit, als pauschal versteuerte Zuwendung oder als normaler, voll zu versteuernder Arbeitslohn. Wir gehen davon aus, dass du dich mit den steuerlichen Grundlagen für 2016 auseinandergesetzt hast und weißt, welche Kategorie dein Geschenk fällt.
Schritt 1: Die Belege sammeln und prüfen
Egal, was du verschenkst, ohne Belege geht nichts. Sammle alle Rechnungen für die gekauften Geschenke. Diese Rechnungen sind deine Grundlage für die Buchung als Betriebsausgabe.
• Prüfe, ob auf der Rechnung alle notwendigen Angaben stehen (dein Firmenname, Datum, Menge, Nettobetrag, Umsatzsteuer).
• Archiviere die Liste, wer welches Geschenk erhalten hat. Das ist wichtig für eventuelle Nachfragen des Finanzamts, um die Gleichbehandlung der Mitarbeiter nachzuweisen.
Schritt 2: Die richtige Kontierung wählen
Die Wahl des Kontos in deinem Buchhaltungssystem ist entscheidend. Hier sind die gängigsten Szenarien für Geschenke an Mitarbeiter 2016:
Szenario A: Steuerfreie Aufmerksamkeit (Geringwertige Sachleistung)
Wenn die Geschenke als geringwertige betriebliche Aufmerksamkeiten gelten und somit steuerfrei sind, buchst du den gesamten Betrag (inklusive Mehrwertsteuer) als normale Betriebsausgabe.
Typische Konten hierfür sind: „Werbung“ oder „Sonstige betriebliche Aufwendungen“. Du weist den Betrag deinem Sachkonto zu. Achte darauf, dass du die Vorsteuer korrekt geltend machst, wenn du Unternehmer bist und die Rechnung auf deinen Firmennamen läuft.
Szenario B: Pauschal versteuerte Zuwendung
Wenn du die Möglichkeit der Pauschalbesteuerung nutzt (zum Beispiel bei bestimmten Sachleistungen), musst du das in der Buchung trennen. Der Betrag, der der Pauschalbesteuerung unterliegt, wird anders behandelt als ein voll versteuerter Lohnbestandteil. Oftmals wird dieser Betrag auf einem speziellen Sachkonto gebucht, das klar als „Pauschal versteuerte Zuwendungen“ gekennzeichnet ist. Die eigentliche Lohnsteuerzahlung selbst landet dann auf einem Lohnsteuer- oder Verbindlichkeitskonto.
Szenario C: Voll versteuerter Arbeitslohn
Wenn das Geschenk als normaler Arbeitslohn behandelt wird, weil es den Freibetrag überschreitet oder es sich um eine Barzahlung handelt, dann ist es Teil der Lohnbuchhaltung. Hier wird das Geschenk dem Bruttolohn zugerechnet, und die entsprechenden Abzüge für Lohnsteuer und Sozialabgaben werden berechnet. In der Finanzbuchhaltung landest du dann meist auf einem „Sonstige Verbindlichkeiten gegenüber Mitarbeitern“-Konto, bis die Lohnbuchhaltung die korrekten Abzüge vorgenommen hat.
Essentielle Links
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• Geschenke an Mitarbeiter buchen | BuchhaltungsButler
Schritt 3: Die Umsatzsteuer korrekt behandeln
Wenn du die Vorsteuer aus dem Einkauf des Geschenks ziehen konntest, kann es sein, dass du bei der unentgeltlichen Abgabe des Geschenks (also dem Schenken selbst) eine sogenannte „unentgeltliche Wertabgabe“ nach Umsatzsteuerrecht versteuern musst. Das ist ein Punkt, der oft übersehen wird. Wenn du zum Beispiel einen Gutschein im Wert von 100 Euro plus Mehrwertsteuer kaufst und diesen an Mitarbeiter gibst, musst du prüfen, ob du auf diesen Abgang Umsatzsteuer anmelden musst.
Kurz gesagt: Wenn du die Vorsteuer ziehen durftest, musst du in vielen Fällen auch eine Umsatzsteuer auf den Abgang buchen. Das ist oft ein kleiner Betrag, aber für die Umsatzsteuervoranmeldung wichtig. Dein Steuerberater kann dir hierfür die exakte Buchungslogik für deinen Fall liefern.
Häufige Stolpersteine bei der Buchung von Mitarbeitergeschenken 2016
Du bist nicht allein mit deinen Unsicherheiten. Beim Thema Mitarbeitergeschenke buchen 2016 sind einige typische Fehlerquellen bekannt. Wenn du diese Punkte beachtest, sparst du dir später Ärger. Eine einfache Anleitung, wie du deine Mitarbeitergeschenke buchen kannst, findest du unter Mitarbeitergeschenke buchen – einfache Anleitung.
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Gleichbehandlung als oberstes Gebot
Das Finanzamt achtet streng darauf, dass du alle Mitarbeiter gleich behandelst, wenn du betriebliche Anlässe nutzt. Wenn du nur der Vertriebsabteilung ein hochwertiges Geschenk machst und die Verwaltung leer ausgeht, könnte das Finanzamt argumentieren, dass es sich nicht um eine betriebliche Maßnahme handelt, sondern um eine verdeckte Gehaltszahlung an eine bestimmte Gruppe. Dies führt meist zur vollen Versteuerung.
Stelle sicher, dass die Verteilung nachvollziehbar und objektiv ist. Dokumentiere, wer was bekommen hat und aus welchem Anlass. Das hilft deiner Buchhaltung enorm.
Der Unterschied zwischen Anlassbezogen und Gelegenheitsgeschenken
Ein Geschenk zu einem besonderen Anlass (Jubiläum, Hochzeit, Geburt eines Kindes) wird anders behandelt als das einfache Weihnachtsgeschenk. Diese sogenannten „besonderen persönlichen Ereignisse“ haben eigene Freibeträge und Regeln, die du für 2016 separat prüfen musstest. Wenn du Geschenke zu diesen persönlichen Anlässen verbuchst, achte darauf, dass sie nicht als reguläre Gehaltsbestandteile gelten.
Die richtige Behandlung von Gutscheinen und Geldwertkarten
Gutscheine sind beliebt, machen aber Buchhaltung kompliziert. Ist es ein Warengutschein, der nur in deinem Geschäft einlösbar ist? Oder ist es eine Prepaid-Karte, die fast wie Bargeld funktioniert? Reine Geldgeschenke oder solche Karten, die überall einlösbar sind, werden fast immer als Arbeitslohn behandelt und müssen versteuert werden. Ein Gutschein, der nur für bestimmte Waren deines Sortiments gültig ist, hat bessere Chancen, als Sachbezug anerkannt zu werden. Die genaue Ausgestaltung des Gutscheins ist hier der Schlüssel für deine Buchungspraxis.
Häufig gestellte fragen
was muss ich tun, wenn ich 2016 geschenke an mitarbeiter zu spät buche
Wenn du die Buchung erst später vornimmst, korrigierst du einfach die Buchungen des entsprechenden Jahres. Wenn es sich um eine steuerpflichtige Zuwendung handelt, musst du eventuell die Lohnsteueranmeldung für 2016 rückwirkend korrigieren oder die Nachzahlung im aktuellen Jahr als Nachholung verbuchen. Sprich hierzu unbedingt mit deinem Steuerberater, um keine Fristen zu versäumen.
gelten diese regeln für alle geschenke an mitarbeiter 2016
Nein, die Regeln unterscheiden sich je nach Wert und Anlass des Geschenks. Kleinere Aufmerksamkeiten können steuerfrei bleiben, während höhere Zuwendungen immer als Arbeitslohn gelten und versteuert werden müssen. Die genaue Abgrenzung ist entscheidend für die korrekte Kontierung in deiner Buchhaltung.
kann ich die vorsteuer bei mitarbeitergeschenken ziehen
Grundsätzlich ja, wenn du Unternehmer bist und die Rechnung auf deinen Firmennamen lautet. Allerdings entsteht dann oft eine sogenannte „unentgeltliche Wertabgabe“ im Umsatzsteuerrecht. Das bedeutet, dass du auf den Wert des Geschenks gegebenenfalls Umsatzsteuer an das Finanzamt abführen musst, auch wenn du das Geschenk kostenlos weggegeben hast. Das hängt von deinem Vorsteuerabzug bei der Anschaffung ab.